Automatische Abstimmung von Spendenzahlungen verstehen

Dieser Artikel erklärt, wie die automatische Abstimmung von Spendenzahlungen funktioniert. Er zeigt, wie RaiseNow Zahlungs-, Auszahlungs-, Bank- und CRM-Daten miteinander verbindet, um Buchhaltungsprozesse zu unterstützen.

Überblick

Daten zu Spendenzahlungen sind häufig auf mehrere Systeme verteilt:

• RaiseNow speichert den ursprünglichen Spendendatensatz
• Das CRM speichert eine Darstellung der Spende gemäss seinem Datenmodell
• Der Acquirer verarbeitet Auszahlungen und Transaktionsgebühren
• Die Bank bestätigt, wann die Auszahlung auf dem Bankkonto der Organisation eingeht

Dies kann die Abstimmung erschweren. Buchhalter:innen müssen jeder Spende das korrekte Valutadatum, den Nettobetrag und die Gebühren zuordnen und diese mit den eingegangenen Auszahlungen abgleichen.

RaiseNow arbeitet mit ausgewählten Acquirern, Banken, CRM-Systemen und ERP-Systemen zusammen, um eine automatisierte End-to-End-Abstimmung zu unterstützen.

Zusammenfassung

• RaiseNow verbindet Zahlungs-, Auszahlungs-, Bank- und CRM-Daten
• Das tatsächliche Valutadatum wird anhand der Bankdaten ermittelt
• Gebühren und Auszahlungsinformationen werden den einzelnen Zahlungen zugeordnet
• Abgestimmte Daten werden an das CRM zurückgegeben
• Die automatische Abstimmung unterstützt Buchhaltungs- und Reportingprozesse

Ziel der automatischen Abstimmung

Für die Buchhaltung sollten jede Spende und jede Auszahlung korrekt dargestellt werden.

Beispiel

Es gehen zwei Kreditkartenspenden über jeweils EUR 50 ein.

Im Nebenbuch könnte jede Spende wie folgt verbucht werden:

Kreditkartenspenden 50 (Kostenstelle xyz) an Spendenertrag 50

Einige Tage später zahlt der Acquirer die Spenden auf das Bankkonto aus. Beträgt die Gesamtgebühr EUR 5, ergibt sich ein Auszahlungsbetrag von EUR 95.

Im Hauptbuch könnte dies zu folgenden Buchungen führen:

Bankkonto 95 an Kreditkartenspenden 95
Aufwand 5 (Kostenstelle xyz) an Kreditkartenspenden 5

Dadurch können Spendenerträge, Auszahlungsbeträge und Transaktionsgebühren korrekt abgestimmt werden.

So funktioniert es

RaiseNow unterstützt die Abstimmung mit folgendem Prozess.

Erstellung des Spendendatensatzes

• Eine Spende wird über RaiseNow verarbeitet.
• Das Nebenbuch, in der Regel das CRM, erhält die Spendendaten.
• Das CRM erstellt einen Spendendatensatz gemäss seinem Datenmodell.

Abgleich von Auszahlung und Bankdaten

• Der Acquirer stellt Informationen zu den Auszahlungen bereit.
• RaiseNow gleicht diese Informationen mit der camt-Datei der Bank ab.
• Dadurch wird das tatsächliche Valutadatum der eingegangenen Auszahlung ermittelt.

Aktualisierung der Zahlungsdatensätze

RaiseNow gleicht die Auszahlungs- und Bankinformationen mit den Datensätzen in der Zahlungsplattform ab.

Die Zahlungsdatensätze werden aktualisiert mit:

• Valutadatum
• Transaktionsgebühren
• Informationen zum Acquirer

Aktualisierung des CRM

Die Integrationsschicht von RaiseNow aktualisiert das CRM mit den abgestimmten Daten.

Dazu können gehören:

• Valutadatum
• Acquirer-Gebühren
• Informationen zum Nettobetrag

Verarbeitung im Nebenbuch und Hauptbuch

Das CRM kann die aktualisierten Spendenzahlungen anschliessend zu einem Nebenbuch zusammenführen.

Darauf basierend können Sammelbuchungen erstellt und an das Hauptbuch übertragen werden.

Buchungssätze für das Hauptbuch

RaiseNow erstellt Buchungssätze für das Hauptbuch, die den erhaltenen Auszahlungen entsprechen.

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