Guida alla riconciliazione automatica dei pagamenti

Questo articolo spiega come funziona la riconciliazione automatica dei pagamenti delle donazioni. Mostra come RaiseNow collega i dati di pagamento, versamento, banca e CRM per supportare i processi contabili.

Panoramica

I dati relativi ai pagamenti delle donazioni sono spesso distribuiti tra diversi sistemi:

• RaiseNow memorizza il record originale della donazione
• Il CRM memorizza una rappresentazione della donazione secondo il proprio modello di dati
• L’acquirer elabora i versamenti e le commissioni di pagamento
• La banca conferma quando il versamento raggiunge il conto bancario dell’organizzazione

Questo può rendere complessa la riconciliazione. I contabili devono attribuire a ogni donazione la corretta data valuta, l’importo netto e le commissioni, e abbinarli ai versamenti ricevuti sul conto bancario.

RaiseNow collabora con acquirer, banche, sistemi CRM ed ERP selezionati per supportare una riconciliazione automatizzata end-to-end.

Riepilogo

• RaiseNow collega i dati di pagamento, versamento, banca e CRM
• La data valuta effettiva viene determinata utilizzando i dati bancari
• Le commissioni e le informazioni sui versamenti vengono attribuite ai singoli pagamenti
• I dati riconciliati vengono restituiti al CRM
• La riconciliazione automatica supporta i processi contabili e di reporting

Obiettivo della riconciliazione automatica

Dal punto di vista contabile, ogni donazione e ogni versamento dovrebbero essere rappresentati correttamente.

Esempio

Vengono ricevute due donazioni con carta di credito da EUR 50 ciascuna.

Nel libro mastro ausiliario, ogni donazione può essere registrata come segue:

Donazioni con carta di credito 50 (centro di costo xyz) a Ricavi da donazioni 50

Alcuni giorni dopo, l’acquirer versa le donazioni sul conto bancario. Se le commissioni totali ammontano a EUR 5, l’importo versato è EUR 95.

Nel libro mastro generale, ciò può risultare nelle seguenti registrazioni:

Conto bancario 95 a Donazioni con carta di credito 95
Costi 5 (centro di costo xyz) a Donazioni con carta di credito 5

Questo consente all’organizzazione di riconciliare correttamente i ricavi da donazioni, gli importi versati e le commissioni di pagamento.

Come funziona

RaiseNow supporta la riconciliazione attraverso il seguente processo.

Creazione del record della donazione

• Una donazione viene elaborata tramite RaiseNow.
• Il libro mastro ausiliario, generalmente il CRM, riceve i dati della donazione.
• Il CRM crea un record della donazione in base al proprio modello di dati.

Abbinamento tra versamenti e banca

• L’acquirer fornisce le informazioni sui versamenti.
• RaiseNow abbina queste informazioni al file camt della banca.
• Questo permette di identificare la data valuta effettiva del versamento ricevuto.

Aggiornamento dei record di pagamento

RaiseNow abbina le informazioni sui versamenti e quelle bancarie ai record presenti nella piattaforma di pagamento.

I record di pagamento vengono aggiornati con:

• Data valuta
• Commissioni di transazione
• Informazioni sull’acquirer

Aggiornamento del CRM

Il layer di integrazione di RaiseNow aggiorna il CRM con i dati riconciliati.

Questi possono includere:

• Data valuta
• Commissioni dell’acquirer
• Informazioni sull’importo netto

Elaborazione nel libro mastro ausiliario e generale

Il CRM può quindi aggregare i pagamenti delle donazioni aggiornati in un libro mastro ausiliario.

Da lì è possibile creare registrazioni riepilogative e trasferirle al libro mastro generale.

Registrazioni contabili per il libro mastro generale

RaiseNow crea registrazioni contabili per il libro mastro generale che corrispondono ai versamenti ricevuti.

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